İş Seyahati Bütçesi Nasıl Belirlenir?

Aslında kural baştan belli, iş seyahatine yönelik kapsamlı bir bütçe hazırlamak için tüm iş seyahati masraflarını eklemelisiniz. Bunları çalışanlarınızın seyahat esnasında iş hedeflerine ulaşmaları için yapılması gereken harcamalar olarak düşünebilirsiniz. Her şirketin kendi bütçesi özelinde iş seyahati masraf kriterleri bulunur. Ancak aşağıda sıraladığımız kalemler hemen hemen her zaman listenizde yer almalı.

Çalışanların kurumsal gezileri sırasındaki konaklama masrafları tüm seyahat masraflarının ortalama %30-50’sini oluşturur. Dolayısıyla konaklama, bütçenizin önemli bir kısmını oluşturuyor diyebiliriz. Konaklama masraflarını hesaplarken, çalışanlarınızın iş gezisi sırasında hangi otelde kalacağını belirleyerek yıllık harcanacak toplam tutarı değerlendirmelisiniz. Konaklama yeri seçilirken, seyahatin sebebi ve önem derecesi de mutlaka göz önünde bulundurulmalıdır.

Ulaşım giderleri, çalışanlarınızın iş seyahatlerinde kullandığı uçak, otobüs, tren, taksi, transfer ya da araç kiralama gibi ulaşım aracı masraflarını içerir. 

Bir alternatif olarak, bazen iş gezilerine çalışanlar kendi araçlarını kullanarak da gidebilirler. Bu gibi durumlarda bütçenizi hazırlarken otoyol ücretleri, yakıt, bakım masrafları ve otopark giderleri gibi kalemleri de eklemelisiniz.

Yeme içme giderleri seyahat bütçesini hesaplarken dikkate almanız gereken önemli kalemlerden birisidir. Çalışanların günlük ihtiyaçlarının yanı sıra bazı durumlarda işin gereği olarak müşteri veya iş ortaklarını yemeğe çıkarmak gerekebilir. Bu gibi harcamalar için de ortalama bir tutar hesaplayabilir ve harcırah limiti belirleyebilirsiniz. Bir diğer seçenek olarak iş seyahatindeki çalışanınızdan yemek fiş ve faturalarını isteyebilir, yolculuk sonrasında geri ödeme yapabilirsiniz. Ancak size önerimiz bütçenizi hazırlarken genel yemek harcama limitini dahil etmeniz ve çalışanlarınızı limit hakkında bilgilendirmeniz yönünde olacaktır.

Seyahat sigortası, iş seyahati bütçesi hazırlarken dikkat edilmesi gereken bir diğer unsur olarak karşımıza çıkıyor. Bütçenizin önemli bir kısmını mutlaka çalışan güvenliği için ayırmalısınız. Seyahat sigortası kapsamında yolculuk öncesi ve sonrası için sağlık masrafları ile uçuş esnasında oluşabilecek beklenmedik durumlarını içeren bir plan yaptırmalısınız. Yolcu güvenliği kontrol listesi oluşturmalı ve bu risklere dair çalışanlarınıza gerekli eğitimi vermelisiniz.

Bir çalışanın iş seyahatine çıktığı günlerde iş dışındaki zamanını tatil gibi değerlendirdiği gezilere ‘Bleisure’ deniliyor. Son zamanlarda yükselen seyahat trendleri arasına giren bleisure kavramı, klasik iş seyahatlerine yepyeni bir boyut kazandırıyor. Araştırma sonuçlarına göre iş amaçlı seyahat edenlerin çok yüksek oranı seyahat sırasında boş vakitlerini tatil olarak değerlendiriyor. Yine araştırma sonuçlarına göre iş seyahatine çıkan kurumsal gezginlerin yarısından yüksek oranı yanlarına ailelerini de almak istiyor. 

İş seyahati için bütçede bleisure için ödeme yapmak yeni gelişen bir yaklaşım ancak gittikçe yaygınlaştığı için kesinlikle dikkate almalısınız. Diğer yandan bu durumun iş gezisinde bulunan çalışanınızı iş stresinden uzaklaştırmaya yardımcı olacağını da hatırlatalım.

Başarılı bir iş seyahati bütçesi hem ekibinizin başarılı olmasını sağlayacak hem de şirketin ekonomisini olumsuz etkilemeyecek şekilde düzenlenmeli. Seyahat yöneticisi olarak çalışanlarınızın ve şirketinizin ihtiyaçlarını göz önüne alarak bütçe oluşturabilirsiniz. Bunu doğru bir şekilde yapmak biraz zor olabilir. İşte, biz de tam olarak bu nedenle buradayız! İş seyahati bütçesini oluştururken dikkat edilmesi gereken altı adımı listeledik.

İlk adımınız kira, maaş bordrosu gibi olmazsa olmaz ihtiyaçların karşılanmasını tehlikeye atmadan iş seyahatine ne kadar bütçe ayırabileceğinizi belirlemek olmalı. Gerçekçi seyahat maliyetlerini çıkartmak için aşağıdaki gider kalemlerini sıralayabilirsiniz:

Bu maddelerle bir iş seyahatinin ortalama ne kadar maliyeti olacağını hesaplayabilir ve şirketinizin gelecek hedeflerine göre hangi bütçenin uygun olacağına karar verebilirsiniz. Nihayetinde iş seyahati için her harcama kalemi, işinize yatırım getirisi olarak değerlendirilmeli.

Farklı çalışanlarınıza özel seyahat politikası yönergesi hazırlayabilirsiniz. Örneğin, seyahat politikanızda yönetici ve orta düzey yöneticiler için ayrı yönergeler bulunabilir. Üst düzey yönetici için Business Class uçak bileti ve 5 yıldızlı otel rezervasyonu yapmanız gerekebilirken orta düzey yönetici için ekonomi sınıfında uçuş ve 3 yıldızlı otel rezervasyonu tercih edebilirsiniz.

Tüm bu adımları hazırlayıp şirketiniz için gerçekçi bütçeyi belirledikten sonra, seyahat maliyetlerinizi azaltarak tasarrufu artırmanın yollarını aramanızı öneririz. Kurumsal Seyahat ve Masraf Yönetimi platformu Bizigo, şirket içi seyahat ve masraf maliyetlerinizi takip ve analiz edebilmenizi sağlar. Bu sayede, her zaman en üst düzeyde tasarruf edebilirsiniz.

Şirketiniz için yılın belirli dönemleri diğerlerinden çok daha yoğun olabilir ve buna bağlı olarak çalışanlarınız yılın belirli dönemlerinde daha fazla seyahat edebilir. Tüm bu unsurları iş seyahati bütçenize dahil edin. Ayrıca maliyetleri etkileyecek artan enflasyon gibi dış faktörleri de düşünmelisiniz.

Temel rezervasyon değişkenlerini inceleyip belirledikten sonra ortalama harcama analizini de yapmalısınız. Bu sayede, bir iş seyahatinde harcanması planlanan gerçekçi tutarı belirleyebilirsiniz. Bunu yaparken iş gezisinin ortalama süresi, ulaşım ve konaklama tercihleri, yeme içme, vize ve seyahat sigortası giderlerini ekleyebilir, mevcut standartlarla karşılaştırabilirsiniz.

Çalışanlarınız iş seyahatine çıktıklarında bazen beklenmedik durumlarla karşı karşıya kalabilirler. Örneğin, seyahat noktasında ya da seyahat öncesinde sağlıkla ilgili bir acil durum söz konusu olabilir. Bu gibi durumlarda iş seyahati için son dakika rezervasyonlarını, iptalleri ve yeniden planlamayı karşılayacak esnek bir bütçe oluşturun.

İş seyahati bütçesi hazırlamanın kendine has zorlukları bulunuyor. Bu nedenle de iş seyahat bütçenizi hem şirketinizin mali durumu için uygun hale getirmeli hem de çalışanlarınızın seyahat esnasındaki ihtiyaçlarını karşılamalısınız. Bunu sağlamak için yukarıda sizinle paylaştığımız adımları izleyebilirsiniz. Ancak söylemeliyiz ki ortalama bir seyahat bütçesi oluşturmak yeterli değildir, en üst seviye uyumluluğu sağlamak için doğru çözüme yatırım yapmanızı öneririz.

Hayalinizdeki seyahat ve masraf yönetimi platformu için size harika bir önerimiz var; Bizigo! Kişiselleştirilebilir rezervasyon yönetimi, rakipsiz envanteri, geniş filtreleme seçenekleri, onay mekanizması, canlı desteği ve güvenlikten ödün vermeyen hizmet anlayışı ile iş seyahatlerinizde kusursuz bir deneyim yaşayın. İşletmenize özel hazırlanmış çözümlerle iş seyahat kültürünüze yepyeni bir bakış açısı kazanmak için Bizigo ile hemen tanışın.