İş Seyahati Yapanlar için Kontrol Listesi

Seyahat takviminizi oluştururken yalnızca tarihleri belirlemek yeterli değildir; aynı zamanda bu tarihlerde yapacağınız seyahatteki uçuş, toplantı, transfer ve dinlenme aralıkları gibi detayları da düşünmeli ve zaman planı oluştururken tüm bu unsurları titizlikle dengelemelisiniz. Aksi hâlde, sıkışık bir program motivasyonu olumsuz etkileyerek çalışan verimliliğini düşürebilir. 

İş seyahatlerinde diğer önemli nokta, olası seyahat harcamalarının belirlenmesidir. Yolculuk öncesinde bir maliyet analizi yapmak çalışan ve şirket açısından önemlidir. Her bir harcama kalemini ve gerekli kaynak ihtiyacını önceden detaylandırarak ilgili birimlerin onayına sunmak işletme giderleri yönetimi süreçlerinizin hızlanmasını sağlarken öngörülmeyen maliyet riskini en aza indirir. Bu aşamada seyahat yöneticileri ve finans departmanıyla yakın iletişim kurarak, onay süreçlerini eksiksiz ve zamanında tamamlamayı ihmal etmeyin.

Kurumsal seyahatlerde bütçe kadar zaman ve belge yönetimi de son derece önemlidir. Bu üç önemli başlıkla ilgili yapılabilecek seyahat öncesi hazırlıklar aşağıdaki şekilde detaylandırılabilir:

Bu adımları eksiksiz uygulayarak seyahat öncesi stresi yönetebilir, zaman ve harcama yönetimi süreçlerini kontrolünüz altında tutarsınız. Gider takip sistemi ve otomatik gider yönetimi araçları sayesinde, tüm masraflar gerçek zamanlı olarak kayıt altına alınır, raporlanır ve anında analiz edilebilir. Böylece, işletme giderleri ve bütçe yönetimi performansınızı en üst düzeye taşırsınız.

Seyahat boyunca iş akışınızı sürdürebilmek, doğru ekipman, iletişim araçları ve yöntemlerle mümkün olur. Öncelikle, uçuş ve transfer esnasında enerjinizi korumak için hafif ama işlevsel bir el bagajı hazırlayın. Elektronik cihazlarınızın şarj seviyelerini önceden kontrol edin, yedek batarya veya taşınabilir adaptör bulundurun.

Toplantı öncesi son hazırlıklarınızı dijital ortamda tamamlamak için bulut tabanlı dokümanlarınıza ulaşabileceğiniz bir bağlantı noktası oluşturun. Yolculukta geçen her dakikanız değerli olduğu için mobil ofis çözümleri tercih edin; bu sayede uçakta veya transfer araçlarında kısa raporlar yazabilir, sunumlarınız üzerinde son düzenlemeleri yapabilirsiniz. Beklenmedik rötarlar veya uçuş iptalleri gibi durumlarda alternatif ulaşım planları devreye girecek şekilde esneklik sağlayın.

Ek olarak, Bizigo Masraf ile seyahat sırasında yapılan harcamaları anında kaydedebilirsiniz. Bizigo, sahip olduğu OCR teknolojisi sayesinde, yaptığınız harcamaların fiş veya faturalarının fotoğraflarını çekerek otomatik olarak işleyebilmenizi sağlar. Bu yetenek, manuel giriş ihtiyacını azaltır ve onay süreçlerini hızlandırır. Bu sayede çalışanlar zaman kazanırken finans departmanının iş yükü de hafifler.

Seyahat sırasında iş süreçlerini düzenli takip etmek, kurumsal imajınızı güçlendirirken çalışanlarınızın motivasyonunu da artırır. Özellikle üst üste görüşmeler veya saha ziyaretleri yaparken seyahat planının her an güncelliğini koruduğundan emin olmalısınız. Olası gecikmelerde, iletişim halinde olduğunuz paydaşlara zamanında bilgi vermenin çok önemli bir detay olduğunu da yeri gelmişken belirtelim.

Seyahatinizi tamamladıktan sonra yapılacak bir değerlendirme, hem bireysel hem de kurumsal öğrenme fırsatları sunar. Toplantı sonuçlarını, yeni edinilen iş bağlantılarını ve saha gözlemlerinizi detaylandırarak bir rapor oluşturun. Bu rapor, bir sonraki seyahati planlayacak ekip için değerli bir kaynak olacaktır. Raporlama sonrasında yaptığınız harcamaların fiş ve fatura bilgilerini kullandığınız muhasebe sistemine aktarın. Böylece, işletme giderleri kalemleriniz eksiksiz şekilde kaydedilir ve denetlenebilir bir hale gelir.

Çalışanlarınızın seyahat deneyimlerine dair geri bildirim toplamak da önemlidir. Ziyaret sırasında yaşanan sıkıntılar, öneriler ve memnuniyet düzeyi üzerine anketler düzenleyin. Bu veriler, seyahat politikalarınızı ve prosedürlerinizi iyileştirmenize yardımcı olur. Ayrıca, masraf yönetimi süreçlerinizde tespit ettiğiniz sorunları ortadan kaldırmak için yazılım veya hizmet sağlayıcı alternatiflerini değerlendirin.

Seyahat sonrası analizin bir diğer ayağı da iş ve özel yaşam dengesini korumaktır. Uzun soluklu seyahatler, personelde yorgunluk ve motivasyon kaybına yol açabilir. Bu nedenle, seyahat sonrasında belirli bir dinlenme periyodu tanımlayarak, çalışanlarınızın verimli çalışmasını sürdürülebilmeleri için gerekli desteği verin.

Seyahatlerinizin her aşamasında yanınızda olan Bizigo, kapsamlı kurumsal seyahat ve masraf yönetimi çözümleriyle süreçleri otomatikleştirir ve maliyetleri optimize eder. Seyahat edenler için Bizigo, aşağıdaki avantajları sunar:

Bizigo’nun tüm bu yetenekleri, iş seyahatlerinizi hem daha şeffaf hem de daha verimli kılar. Bizigo’yu tercih ederek şirketinizin kurumsal seyahat ve masraf yönetimi süreçlerini profesyonel bir ekiple yönetme şansı yakalayın. 

Kurumsal seyahat stratejilerinizi geleceğe taşıyacak çözümlerimizle tanışmak için hemen bizimle iletişime geçin!