Neden Seyahat Politikasına İhtiyacınız Var?
İş dünyasının vazgeçilmez unsurları arasında yer alan kurumsal seyahatler, pek çok şirkette planlaması ve takibi zor konuların başında gelir. İş seyahati yönetiminin sağlıklı yapılmadığı durumlarda maliyet kontrolü zorlaşır, çalışan memnuniyeti azalır ve verimlilik düşer. Bu kayıpların önüne geçebilmek için şirketinize uygun bir seyahat politikasına sahip olmak büyük önem taşır.
İş seyahatlerinde seyahat öncesinde seyahat sürecini planlamak, kişilere, departmanlara ve şirketlere özel kurallar oluşturmak, harcamaları kontrol etmek, çalışanlara seyahat esnasında destek sağlamak gibi pek çok başlık seyahat politikası ile belirlenip uygulanabilir. Şirket kültürünün bir parçası olan seyahat politikası, onaylardan harcamalara, rezervasyon süreçlerinden seyahat güvenliğine kadar pek çok farklı başlığı içerir ve seyahat programının sorunsuz bir şekilde ilerlemesini sağlar.
Bu yazımızda, kurumlar için seyahat politikasının neden gerekli olduğunu tüm detaylarıyla aktarmaya çalıştık.
Seyahat Politikası Nedir?
En temel tanımıyla seyahat politikası, şirketlerin iş seyahati süreçlerini etkili ve verimli bir şekilde planlayabilmesini sağlayan kurallar bütünüdür. Her şirkete özel olarak hazırlanması gereken bu kurallar şirket kültürünü ve değerlerini yansıtırken aynı zamanda seyahat eden çalışanları desteklemeli ve hem çalışanları hem de şirketi öngörülemeyen durumlara karşı korumalıdır. Seyahat politikası rezervasyon süreçlerinden konaklama tercihlerine, ulaşım alternatiflerinden acil durum prosedürlerine kadar iş seyahati sürecinin her aşamasını kapsayan akışlar içermelidir. Ayrıca, harcama limitleri ve şirket içi onay akışları da net olarak belirtilmelidir.
Bizigo, şirketlerin kendilerine en uygun seyahat politikalarını oluşturmalarını sağlayan benzersiz bir kurumsal seyahat yönetimi platformudur. Bizigo’nun şirketlere özel sunduğu çözümler ile iş seyahati süreçleri etkili ve verimli bir şekilde yönetilir. Benzersiz ürün portföyü, gelişmiş teknolojik altyapısı, binlerce otel ve uçuş seçeneği, araç kiralama, transfer, vize ve etkinlik yönetimi gibi hizmetleriyle 7/24 her zaman yanınızda olan Bizigo, ihtiyaç duyabileceğiniz tüm iş seyahati ihtiyaçlarını tek bir platformdan, uçtan uca, kolayca yönetmenizi sağlar.
Şirket Seyahat Politikasının Amacı Nedir?
Şirket seyahat politikası, sadece bir maliyet kontrol aracı olarak değerlendirilmemelidir. Tasarrufun yanı sıra çalışan memnuniyetinin sağlanması ve kurum kültürünün yerleşik hale gelmesi gibi süreçlerde de aktif rol oynar. Bu nedenle seyahat politikaları çok yönlü olarak planlanır ve şirketlere seyahatlerin ötesinde fayda sunar.
Şirketler için seyahat politikasına sahip olmanın en önemli artılarından biri, standartları önceden belirlenmiş, merkezi bir kurallar bütününe sahip olmaktır. Tüm akışların net olduğu, harcamaların yanında zamandan da tasarruf edilen, seyahat güvenliğini ön planda tutan planlamalar sayesinde çalışanların şirkete olan aidiyeti güçlenir. Tüm bunlar verimliliği ve karlılığı olumlu etkiler.
Seyahat Politikasına Neler Dahil Edilmelidir?
Seyahat politikası faaliyet gösterilen sektör, şirket kültürü, seyahat amaçları, departman ve çalışan sayısı gibi etkenlere göre şirket özelinde farklılık gösterebilir. Seyahat politikası hazırlarken mutlaka yer verilmesi gereken başlıklar aşağıdaki gibidir.
Konaklama ve ulaşım rezervasyon kuralları
İş seyahatinin iki ana unsuru hiç kuşkusuz ulaşım ve konaklamadır. Seyahat politikalarının, rezervasyonların seyahatlerden kaç gün önce yapılacağı, hangi departman ya da kişilerin hangi uçuş sınıfı ve konaklama seçeneklerini tercih edecekleri, yapılan rezervasyonların şirket içi onay akışları ile ilgili net ve kapsamlı çözümler sunması gerekir. Ulaşım ve konaklama seçenekleri ne kadar zenginse iş seyahati şirket ve çalışanlar için o kadar verimli geçer.
Bizigo, rakipsiz ürün portföyü ile en iyi, en geniş konaklama ve uçuş seçeneklerine, en uygun fiyatlarla, anında ulaşmanızı sağlar. Şirket politikanıza uygun uçuş alternatifleri ve büyük zincirlerden butik otellere kadar sunduğu geniş portföyüyle Bizigo, şirketinizin seyahat politikasına en uygun çözümleri sunar.
Şirket tarafından karşılanacak masraflar ve onay süreçleri
Ulaşım, konaklama, transfer, araç kiralama, yeme-içme masrafları dahil olmak üzere, şirketin karşılayacağı tüm seyahat masrafı türleri ve miktarları açıkça belirtilmelidir.
Ek olarak, seyahat öncesinde ve seyahat sürecinde çalışan giderlerine ilişkin sınırlama ve limitler çalışanlarla paylaşılmalıdır. Limit aşımı durumlarında, onay süreçleri net olarak belirtilmelidir.
Seyahat sağlık sigortası
Her iş seyahatinde mutlaka yapılması gereken seyahat sağlık sigortası, şirket seyahat politikasına çalışanların zihninde soru işareti bırakmayacak şekilde dahil edilmelidir. Doğal afet veya kaza, hastalık gibi acil durumlarda sigortaya nasıl erişebileceklerine dair tüm süreçlerin çalışanlara şeffaflıkla aktarılması gerekir.
Seyahat belgeleri
Pasaport, vize ve şirkete özel seyahat formları gibi iş seyahati için gerekli belgeler çalışanlara iletilmelidir. Önemli belgelerin kopyalanması ve saklanmasına ilişkin yönergelerin de politikaya eklenmesi gerekir. Ayrıca seyahat türüne bağlı olarak çalışanların hangi belgelere ihtiyaç duyabileceği de ana hatlarıyla belirtilmelidir.
Farklı ihtiyaçlar için çözümler
Seyahat politikası departman, kıdem, şirketteki pozisyon gibi kriterlere göre farklılık gösterebilir. Şirket seyahat politikasının bu farklılıkları gözeten alternatif bütçe ve kurallar sunması beklenir.
Bizigo, esnek seyahat politikası oluşturmaya olanak tanır. Bizigo’nun özelleştirilebilir akışları ile kişi, departman veya pozisyon bazlı seyahat kuralları oluşturmak ve bu kuralları ihtiyaçlar değiştiğinde anında güncellemek oldukça kolaydır.
Şirket Seyahat Politikasının Faydaları Nelerdir?
Şirket seyahat politikasına sahip olmak hem şirketlere hem de çalışanlara fayda sağlar. Bu faydalar, hızlı ve kolay planlama, seyahat güvenliği, bütçe ve zamandan tasarruf gibi başlıklar altında toplanabilir:
Hızlı ve kolay planlama
İş seyahati için ulaşım ve konaklama rezervasyonu yaparken her aşamada yönetici ve çalışanın görüştüğünü düşünün… “Bu uçuş için rezervasyon yapmam uygun mu?”, “Bu otel pahalı mı?”, “Daha yakın olan ama daha pahalı oteli seçebilir miyim?”, “Havaalanı otopark masrafını talep edebilir miyim?” gibi sorular daha da artabilir. Seyahat politikası, çalışanların seyahat sürecinde karşılaşabilecekleri olası problemler için çözümler sunar. Bu sayede seyahat planlaması çok daha hızlı ve kolay gerçekleşir.
Bizigo ile kurumsal seyahatleri tek noktadan, birkaç adımda, çok daha hızlı planlamak mümkün! Bizigo ile çalışanlar şirketlerinin seyahat politikalarına uyumlu uçuş, konaklama, araç kiralama ve transfer gibi seyahat adımlarını tek bir platform üzerinden görüntüleyebilir, rezervasyonlarını kolayca tamamlayabilir.
Güvenlik
Seyahat politikası mutlaka yolculuğa çıkan çalışanları güvende tutma amacına da hizmet etmelidir. Şirketler, seyahat halinde olan çalışanlarının güvenliklerini sağlamaktan sorumludur. Bu nedenle, iyi bir şirket seyahat politikasında mutlaka acil durum planlarının yer alması gerekir.
Bizigo, çalışanların güvenli seyahat etmesini sağlayan pek çok özelliğe sahiptir. Acil durumlarda Bizigo seyahat danışmanlarına 7/24 ulaşılabilir; canlı seyahat konum kontrolü özelliği ile de şirketler çalışanlarının seyahat konumlarını anlık olarak görüntüleyebilir. Bizigo güvenlik altyapısı, seyahat boyunca oluşabilecek riskleri proaktif olarak hesaplar. Oluşabilecek olağanüstü durumlarda online ve offline çözümlerle her an şirketlerin ve çalışanların yanında olur.
Bütçe ve zamandan tasarruf
Verimli bir seyahat politikasına sahip olmayan şirketlerde çalışanlar iş seyahati rezervasyonları için ciddi bir mesai harcayabilir. Bu da günlük işlere harcanacak eforun seyahat planlaması için harcanması, zamanında yapılmasını gereken işlerin gecikmesi ve birikmesi gibi bir dizi probleme neden olur. Bu durum maddi kayıplara yol açabileceği gibi çalışanın stres düzeyini de artırarak verimliliğin düşmesine sebep olur. Bunun yanı sıra, iş seyahatlerinin bir plan dahilinde gerçekleştirilmesi, erken rezervasyon gibi avantajların da değerlendirilmesi ile, şirketlerin ciddi şekilde tasarruf etmelerini de sağlar.
Bizigo ile Seyahat Politikası Oluşturun
Bizigo, şirketlerin uygun ve kapsamlı seyahat planı oluşturmalarını sağlar. Bizigo ile kurumsal seyahat yönetimi planını kolayca oluşturmak, yönetmek ve ölçeklendimek mümkündür. Tüm seyahat adımlarının tek bir platformdan, birkaç adımda pratik bir şekilde yönetilebildiği Bizigo, sunduğu çözümleri çalışan memnuniyetine dönüştürerek, aidiyet hissini ve verimliliği artırır. Bizigo’nun her bütçeye uygun konaklama ve uçuş alternatifleri sayesinde şirketlerin maliyetler üzerinde tam kontrolü sağlanır. Gelişmiş teknolojik altyapısı sayesinde tüm seyahat süreçlerinin anlık olarak takip edilmesine imkan tanıyan Bizigo, hem çalışanlar hem de şirketler için etkili ve verimli çözümler sunar.
Şirketinize uygun seyahat politikası oluşturmak ve kurumsal seyahatlerinizi kolayca planlamak için Bizigo ile hemen tanışın!