Kongre Nedir? Nasıl Yapılır?
27.08.2024Kongre, profesyonel dünyada ağ kurma ve bilgi paylaşımının gerçekleştiği önemli etkinlik türlerinden biridir. İş yaşamının vazgeçilmezleri arasında yer alan kongreler, her yıl dünyanın dört bir yanından katılımcıyla çeşitli noktalarda düzenlenir. Her alandan uzmanlar, şirket temsilcileri, liderler, akademisyenler ve hatta öğrenciler bu toplantılara katılır. Bilgi, inovasyon ve deneyimin aktarıldığı bu toplantılar, profesyonel hayat için kritik bir öneme sahiptir.
Kongre Nedir?
İnovasyon ve bilgi paylaşımı için önemli olan kongre, büyük ve resmî toplantı olarak nitelendirilebilir. Kurultay olarak da adlandırılan kongreler, bilimsel, siyasi, sosyal veya mesleki konular üzerinde yoğunlaşabilir. Kişiler düzenlenen bu toplantılarda tartışır, fikir alışverişinde bulunur ve kararlar alır. Ulusal ve uluslararası düzeyde kurgulanan kongreler, çoğunlukla birkaç gün sürer.
Kongre düzenlemek, organizasyon gerektiren bir süreçtir. Bu nedenle iş dünyasında yer alan birçok şirket, kongre katılımı için seyahat yönetimi hizmeti almayı tercih eder. Kurultay toplantıları, bilhassa iş hayatında önemli bir yere sahiptir ve profesyonellerin yeni teknolojileri ve yaşanan diğer gelişmeleri takip ederek iş ağlarını genişletmesini sağlar. Bu nedenle organizasyon ekibinin toplantı amacına ve konusuna uygun şekilde hazırlık yapması ve her detayı düşünmesi gerekir.
Kongre Nasıl Yapılır?
Başarılı bir kurultay için her süreç özenle hazırlanmalıdır. Bu nedenle planlanacak kongrenin hazırlık sürecinde özel ihtiyaçlar ve hedefler detaylı bir biçimde belirlenmelidir. Başarılı bir kongre süreci için şu adımlar takip edilmelidir:
Kongrenin Amacının ve Konusunun Belirlenmesi: İlk etapta düzenlenecek kongrenin ana teması ve alt konularının belirlenmesi gerekir. Bilimsel, politik, sosyal ve mesleki alandaki toplantıların her birinde işleyiş ve hazırlık farklı olacaktır.
Organizasyon Komitesinin Hazırlanması: Bu aşamada söz konusu kongreyi organize edecek ana ve alt ekibin oluşturulması gerekir. Organizasyon komiteleri farklı görevleri yerine getirir ve bu komitelerin birbiriyle koordine şekilde çalışması önemlidir.
Finansman ve Bütçe Planlaması: Sponsorluk ve diğer finansman kaynakları belirlenerek kongrenin çatısı kurulmaya başlanır. Kurultay toplantısının maliyetleri hesaplanır. Bu maliyetlere konaklama, mekân kiralama, tanıtım, ekipman ve yiyecek- içecek örnek olarak verilebilir.
Mekân ve Tarihin Belirlenmesi: Katılımcılar için uygun zamanda uygun bir mekânın tercih edilmesi kongrenin verimi için kritiktir. Burada özellikle toplantının ana ve alt konularına uygun bir mekânın seçilmesi önemlidir. Otel, üniversite kampüsü ve konferans salonu gibi alanlar arasında seçim yapılarak katılımcılara uygun tarih rezerve edilir.
Kongre Programının Kurgulanması: Ana oturumlar, ara oturumlar, konular ve konuşmacıların belirlendiği aşamadır. Bu adımda toplantı sırasında aynı anda gerçekleşecek oturumlar varsa bunların da planlanması gerekir. Ayrıca katılımcılar için sosyal etkinliklerin de planlanması söz konusudur. Bunlar geziler, gala yemekleri ya da resepsiyonlar olabilir.
Katılımcıların ve Konuşmacıların Davet Edilmesi: Ana konuşmacılar ve oturum moderatörlerinin davet edildiği bu aşamada katılımcılara davetiyeler gönderilir. Bu adımda, seyahat edenler için Bizigo, online rezervasyon sistemiyle seyahatin her aşamasında profesyonellerin yanında olur.
Lojistik ve Teknik Hazırlıklar: Kongrede kullanılacak ekipmanların temini ve kurulumu yapılır. Ayrıca, ulaşım ve konaklama noktasında katılımcıların ihtiyaç duyduğu tüm düzenlemeler yapılır. Kurumsal seyahat platformu Bizigo; uçak biletinden vizeye, transfer hizmetlerinden konaklamaya kadar pek çok iş seyahati çözümünü bir arada sunar. Şirketler, kongreye katılacak olan çalışanlarının tüm seyahat ihtiyaçlarını Bizigo ile tek platformdan, birkaç adımda, kolayca karşılayabilir.
Tüm hazırlıklar yapıldıktan sonra kongre günü belirlenen saat ve mekânda katılımcıların buluşması sağlanır. Kurultay mekânında kurulan kayıt masası ve bilgi merkezleri, katılımcıları ve konuşmacıları yönlendirerek programı organize eder. Ayrıca teknik sorunlar için bir destek ekibinin de hazır olması sağlanır.
Kongrenin Özellikleri Nelerdir?
Profesyonel hayatta kongrelerin önemi her geçen gün artmaktadır. Bunun nedeni, kurultay buluşmalarının katılımcılara birçok açıdan değer katmasıdır. Kurultaylara etkin katılım sağlamak, kişilere ve şirketlere kurumsal gelişim sağlamaya yardımcıdır. Kongrelerin katılımcılara sunduğu fırsatlardan bazıları şu şekilde sıralanabilir:
Ağ Kurma (Networking) İmkânları: Katılımcıların yeni iş bağlantıları kurmasına olanak tanıyan bu toplantılar, aynı zamanda profesyonel fırsatlara da kapı açar. Bu buluşmalar, katılımcıların mevcut bağlantılarını güçlendirebilmeleri için de iyi bir fırsat yaratır.
Sektörel Gelişmelerin Takibi: Kongreler, katılımcıların faaliyette oldukları sektörlerle ilgili yenilikleri, teknolojileri ve en son trendleri takip etmesini sağlar. Düzenli yapılan buluşmalarda profesyonellerin birbiriyle rekabet avantajı elde etmesi de mümkün olur.
Bilgi Aktarımı: Katılımcılar, bu buluşmalarda alanlarındaki son gelişmelerden ve yeni araştırmalardan söz edebilir. Akademisyenler, uzmanlar ve diğer konuşmacılar arasında yapılan bilgi ve deneyim paylaşımıyla katılımcıların bilgilenmesi sağlanır.
Geniş Katılımcı Kitlesi: Ulusal ya da uluslararası düzeyde kurgulanabilen kongreler, geniş ve zengin çeşitlilikte bir katılımcı kitlesine sahiptir. Düzenlenen buluşmalarda akademisyenler ve profesyonellerin yanı sıra öğrenciler ve çeşitli alanlardaki uzmanlar da bulunabilir.
Oturum Çeşitliliği: Kongrelerde paralel oturumlar, seminerler, atölye çalışmaları ve paneller gibi birçok etkinlik söz konusudur. Bu noktada her oturumda farklı konulara değinilir ve sunumu yapan uzmanlar farklıdır. Oturum çeşitliliği, katılımcıların buluşmadan aldığı verimi artırır.
Sosyal Etkinlikler: Kongrelerde gala yemekleri, şehir turları ve benzeri sosyal etkinlikler de düzenlenir. Bu, katılımcıların daha rahat bir ortamda etkileşime girmesini ve programın daha akıcı olmasını destekler. Ayrıca birçok kurultayda şirketlerin ürün ve hizmetlerinin tanıtımının yapıldığı sergi bölümleri de mevcuttur.
Ekip Bağlılığı ve Gelişimi: Şirket içindeki ekiplerin kurultay toplantılarına birlikte katılmasıyla ekip ruhunu güçlendirmek mümkündür. Bu, şirket sahipleri tarafından değerlendirildiğinde çalışanların gelişimi için iyi bir fırsat olabilir.
İlham ve Motivasyon: Kurultaylarda alanında başarılı liderlerin ve iş insanlarının konuşmalarını dinleyen katılımcılara ilham olması ve onları motive etmesi olasıdır. Birçok katılımcı, kurultay toplantısıyla birlikte yeni bakış açıları kazanabilir.
Kurultay toplantılarının dikkat çekici özelliklerden biri de bu toplantılarda önemli kararların alınmasıdır. Sektördeki yeniliklerin ve çeşitli bilgilerin aktarıldığı toplantılar, yeni politikaların belirlenmesi noktasında da değerlidir.
Kongreyi Diğer Toplantılardan Ayıran Özellikler Nelerdir?
Kongreler, çoğunlukla bir amaca sahip olan ve geniş kapsamlı bir katılım hedefleyen toplantılardır. Birçok kişi, kongre ve konferans toplantılarını aynı görse de bu iki kavram birbirinden farklıdır.
Konferanslar, kongrelere göre daha dar kapsama ve süreye sahiptir. Kongreler, bazı durumlarda günlerce sürebilirken konferanslar ise genellikle gün içinde bitebilir. Kongreler belirli bir konunun uzmanları, akademisyenler, profesyoneller ve ilgili kurumların temsilcileri gibi geniş bir katılımcı kitlesini hedeflerken konferanslar belirli bir konuya ilgi duyan kişilerin katılımıyla gerçekleşir. Genellikle bilgi paylaşımı ve tartışmanın ön planda olduğu konferanslarda, kongrelerde olduğu gibi büyük kararlar alınmaz.
Genel hatlarıyla kurultayların(kongrelerin) ayırt edici özellikleri aşağıda listelenmiştir:
Toplantı sonucunda bir karara varılması önemlidir.
Verilen karar, katılımcılar için bağlayıcı özelliklere sahiptir.
Kurultay toplantılarının asıl amacı eğitim değildir.
Bazı toplantılarda katılımcıların kurum üyesi olma zorunluluğu bulunabilir, bu toplantıdan toplantıya değişir.
Bir kurum tarafından kişilerce düzenlenen toplantılardır.
Seyahat yöneticileri için Bizigo hizmetlerini inceleyerek tüm profesyonel seyahat ihtiyaçlarınıza yanıt bulabilir ve süreci tek bir platformdan, hesaplı şekilde yönetebilirsiniz. Seyahat yönetiminin yanı sıra masraf yönetimi için de destek alabilir; süreçlerin takibini, raporlanmasını ve fatura işlemlerini tek bir yerden kontrol edebilirsiniz.
