Proforma Fatura Nedir ve Ne İşe Yarar?

Proforma fatura, alıcıya resmi fatura düzenlenmeden önce iletilen, işlem koşullarını ve ticari teklifin ana hatlarını kapsamlı şekilde ortaya koyan ön muhasebe belgesidir. Vergi dairesine iletilmeyen bu doküman, bir satış sözleşmesinin henüz kesinleşmediği, ancak mal veya hizmet sunumuna dair tüm ticari ve lojistik detayların alıcı tarafından onaylanmasının arzu edildiği durumlarda kullanılır. Proforma fatura; fiyatlandırma prensipleri, ödeme vadesi ve yöntemleri, teslimat zamanı ve şekli, taşıma sigorta maliyetlerinin nasıl karşılanacağı gibi konularda şeffaflık sağlayarak taraflar arasındaki mutabakatı hızlandırır.

Proforma fatura, alıcı ve satıcı arasında resmi fatura düzenlenmeden önceki aşamada teklifin tüm boyutlarının anlaşılması gereken her durumda tercih edilir. Özellikle yurt dışı ticarette, gümrük idarelerine malın değerinin beyan edilmesi ve navlun ile sigorta tutarlarının hesaplanması için proforma fatura temel referans olarak kullanılır. Ayrıca banka akreditif işlemlerinde koşulları belirten şartname niteliği taşıdığı için finans kuruluşlarına sunulur. İç satın almada ise kurum içi onay süreçlerini hızlandırarak satın alma birimlerinin maliyet onayı almasına yardımcı olur. Hizmet sözleşmelerinde proforma fatura, proje ücretleri ve kapsam maddelerini netleştirerek ileriki dönemlerde ortaya çıkması muhtemel anlaşmazlıkların önüne geçer. Şirketler, kurumsal seyahat yönetimi planlaması gibi süreçlerde ulaşım ve konaklama masraflarının önceden hesaplanması için de zaman zaman bu belgeye başvurabilir.

Proforma fatura, yalnızca teklif aşamasında işlev gören bir ön belge iken; resmi fatura, Türk vergi mevzuatına uygun formatta düzenlenerek muhasebe kayıtlarına girer ve vergi beyanı için kullanılır. Resmi faturada KDV matrahı, vergi oranı ve tutar gibi yasal bilgilerin yer alması zorunludur. Buna karşılık proforma faturada fiyat teklifi ağırlıklı olup vergi detayları genellikle belirtilmez. Ayrıca resmi fatura, mal teslimi veya hizmetin tamamlanmasını takiben düzenlenirken; proforma fatura işlem öncesinde hazırlanır. Resmi faturalar, muhasebe defterlerine kayıtla birlikte yasal bağlayıcılık kazanırken, proforma faturalar sadece teklif dokümanı olarak saklanır.

Proforma faturada aşağıdaki bilgiler yer alır:

Bu detaylar, teklifin hem ticari hem de lojistik boyutlarını kapsamlı şekilde ortaya koyar. Kobiler için Bizigo, muhasebe sistemleri ile entegre çalışarak küçük işletmeler için belge hazırlama sürecinin pratik hale gelmesine katkıda bulunur.

Proforma fatura oluşturulurken ilk adım, alıcıdan gelen talepler doğrultusunda ticarete konu olacak mal veya hizmet bilgilerini eksiksiz bir şekilde toplamaktır. Sonrasında birim maliyet, navlun ve sigorta gibi ek giderler hesaplanarak toplam tutar belirlenir. Standart bir şablonda satıcı ve alıcı bilgileri ile teklif geçerlilik süresi ve ödeme koşulları girilir. Hazırlanan taslak, çoğu zaman satış, muhasebe ve lojistik departmanlarında onaylandıktan sonra alıcıya elektronik ortamda iletilir. Dijital faturalama sistemleri, süreci otomatikleştirerek manuel hataları en aza indirir ve teslim hızını artırır.

Uluslararası ticarette proforma fatura, gümrük beyanından dış akreditif açılışına kadar birçok kritik işlemde referans belge olarak öne çıkar. Gümrük idarelerine malın değerinin resmi olarak bildirilmesini sağlar, taşıma ve sigorta şirketlerine navlun hesaplaması için temel veri sunar. Ayrıca banka şartnamelerinde proforma fatura bilgileri kullanılarak finansman araçları devreye alınır. İhracat sürecinin başlangıcında doğru ve eksiksiz bir belge düzenlemek, hem hukuki riskleri azaltır hem de resmi faturanın ve konşimentonun sorunsuz düzenlenmesine zemin hazırlar. Bu süreçte, geniş ölçekli şirketlerin ihtiyaçlarına uygun, kullandıkları muhasebe ve ERP sistemleri ile kusursuz uyum sağlayan büyük şirketler için Bizigo gibi çözümler, tekliften tahsilata kadar tüm adımların tek platformda, dijital olarak bir araya getirilmesine katkıda bulunur.

Proforma fatura, ticari ilişkilerde şeffaflık ve güven inşa eden, mal veya hizmet teklifinin tüm önemli detaylarını resmi kayıt aşamasından önce netleştiren vazgeçilmez bir belgedir. Hem uluslararası hem de iç pazarda süreçlerin hızlı ilerlemesi, bütçe ve lojistik planlamalarının doğru yapılması; proforma fatura sayesinde mümkün olur. Bu nedenle her işletme, sipariş öncesi onay ve maliyet kontrolünü güçlendirmek için proforma faturayı kusursuz hazırlamaya özen göstermelidir.