Ücretsiz İzin Nedir?

4857 sayılı İş Kanunu, bazı durumlarda çalışana doğrudan ücretsiz izin hakkı tanır. Kanunda özel olarak düzenlenmeyen kişisel mazeretlerde ise işverenin onayı gerekir.

Kadın işçi, toplam 16 haftalık analık izninin, çoğul gebelikte ise 18 haftalık sürenin tamamlanmasının ardından altı aya kadar ücretsiz izin kullanabilir. Üç yaşını doldurmamış bir çocuğun evlat edinilmesi durumunda da eşlerden biri veya evlat edinen çalışan bu haktan yararlanabilir.

Bu izin İş Kanunu’nun 74. maddesine dayanır ve işverenin takdirine bağlı değildir. Çalışanın talebi yeterlidir. Ücretsiz izin süresi, yıllık ücretli izin hakkının hesabında dikkate alınmaz.

Yıllık ücretli iznini işyerinin bulunduğu yer dışında geçirecek çalışanlara, istemeleri ve durumu belgelemeleri şartıyla toplam dört güne kadar ücretsiz yol izni verilebilir. Bu süre yıllık izne eklenir ancak yol izni günleri için ücret ödenmez.

Eğitim, ailevi nedenler, kişisel ihtiyaçlar veya uzun süreli seyahat planları doğrultusunda talep edilen genel ücretsiz izinler, kanunda bağımsız bir hak olarak düzenlenmez. Bu nedenle çalışan talebini işverene iletebilir ancak iznin kullanılabilmesi için işverenin onayı gerekir.

Özellikle iş amacı taşımayan uzun süreli seyahatlerde, izin tarihleri ile seyahat yönetimi kapsamında planlanan görev ve rezervasyonların çakışmaması için insan kaynakları ve ilgili birimler arasında koordinasyon sağlanması önemlidir.

Ücretsiz izin şartları, iznin kanundan kaynaklanıp kaynaklanmadığına göre değişir. Doğum sonrası izin gibi yasal haklarda işveren onayı aranmazken kişisel mazeretlerde tarafların karşılıklı anlaşması gerekir.

Ücretsiz izin talebinin yazılı ve açık biçimde işverene iletilmesi gerekir. Çalışan, izin gerekçesini ve talep ettiği başlangıç ile bitiş tarihlerini dilekçesinde belirtmelidir. Ücretsiz izin nasıl istenir sorusu bu noktada, talebin usulüne uygun hazırlanması ve işveren onayının kayıt altına alınmasıyla yanıt bulur. Kanundan doğmayan ücretsiz izinlerde onaylanan belgeler çalışanın personel dosyasında saklanmalıdır.

Ücretsiz izin, ücret ve çalışma koşullarında esaslı değişiklik meydana getirir. Bu nedenle işveren işçiyi ücretsiz izne çıkarabilir mi sorusunun genel yanıtı hayırdır. İşveren değişiklik teklifini yazılı olarak sunmalı, çalışan da teklifi altı iş günü içinde yazılı biçimde kabul etmelidir. Kabul edilmeyen değişiklik çalışanı bağlamaz.

Ücretsiz izin hakkı kaç gündür sorusu için bütün izinleri kapsayan tek bir süre bulunmaz. Doğum sonrası izin altı aya, yol izni dört güne kadar kullanılabilir. Tarafların anlaşmasına dayanan izinlerin süresi ise sözleşme veya izin protokolüyle belirlenir.

Bu dönemde iş sözleşmesi sona ermez, sözleşme askıda kalır. Bu nedenle iznin başlangıç ve dönüş tarihlerinin açıkça kaydedilmesi önem taşır.

Sürecin çalışan, insan kaynakları ve bordro birimleri tarafından şu sırayla yürütülmesi gerekir:

Dilekçede çalışanın adı ve soyadı, görevi, izin gerekçesi, başlangıç-bitiş tarihleri, düzenleme tarihi ve imzası bulunmalıdır. Belirsiz süreli talepler yerine açık tarih aralıklarının kullanılması uyuşmazlık riskini azaltır.

İşveren, ücretsiz izin nedeniyle çalışılmayan günleri muhtasar ve prim hizmet beyannamesinde eksik gün olarak bildirir. Bildirimde iznin niteliğine göre “19-Ücretsiz Doğum İzni”, “20-Ücretsiz Yol İzni” veya “21-Diğer Ücretsiz İzin” kodu seçilir. 

Doğru kodlama, bordro kayıtlarının yanı sıra şirketin masraf yönetimi ve personel maliyeti raporlarının gerçeği yansıtması açısından da önemlidir.

Çalışan, izin süresinin sona erdiği tarihte görevine dönmekle yükümlüdür. Haklı ve belgelenebilir bir neden olmaksızın işe başlanmaması devamsızlık sonuçları doğurabilir. İşveren de sözleşmenin devam ettiği gerçeğini dikkate alarak çalışanı işbaşı yaptırmalıdır.

Ücretsiz izinde maaş alınır mı sorusunun yanıtı hayırdır. Çalışan iş görmediği için işverenin temel ücret ödeme yükümlülüğü bulunmaz. Yemek, yol veya devam şartına bağlı yan haklar da çoğunlukla ödenmez; ancak sözleşmede daha avantajlı bir düzenleme bulunabilir.

Ücretsiz izinde sigorta ödenir mi sorusunun yanıtı da kural olarak hayırdır. Çalışılmayan ve ücret ödenmeyen günler için uzun vadeli sigorta primi yatırılmaz, günler SGK’ya eksik bildirilir. Bununla birlikte sağlık hizmetlerinden yararlanma koşulları, izin türüne ve çalışanın önceki prim günlerine göre ayrıca değerlendirilmelidir.

Çalışanın yazılı kabulü olmadan uygulanan ücretsiz izin hukuka aykırı bir esaslı değişiklik oluşturabilir. İşverenin çalışana iş vermemesi ve ücret ödememesi, olayın şartlarına göre haksız veya geçersiz fesih olarak değerlendirilebilir.

Çalışan, ücret alacaklarını talep edebilir, gerekli şartların oluşması hâlinde iş sözleşmesini haklı nedenle feshederek kıdem tazminatı isteyebilir. Ancak haklı nedenle ücretsiz izin şeklinde genel ve otomatik bir fesih sebebi bulunmadığından somut olayın belgelerle değerlendirilmesi gerekir.

Ücretsiz izin sırasında mevcut iş sözleşmesi devam eder. Bu nedenle çalışanın sadakat borcu, gizlilik yükümlülükleri ve varsa rekabet yasağı hükümleri geçerliliğini korur.

Başka bir işte çalışmak her durumda otomatik olarak yasak değildir. Ancak rakip bir işletmede çalışma, işverenin ticari sırlarını kullanma veya izin gerekçesiyle çelişen davranışlarda bulunma sözleşmenin ihlali sayılabilir. Çalışmaya başlamadan önce iş sözleşmesinin incelenmesi ve mümkünse mevcut işverenden yazılı onay alınması güvenli bir yaklaşım olur.

Genel uygulamada ücretsiz izinde geçen ve iş sözleşmesinin askıda kaldığı süreler kıdem tazminatına esas hizmet süresine eklenmez. Yargıtay kararlarında da ücretsiz izin dönemlerinin kıdem hesabında dikkate alınamayacağı kabul edilmektedir. Bununla birlikte özel düzenlemelerden veya olağanüstü dönemlerden kaynaklanan istisnalar ayrıca incelenmelidir. 

Bu tür hesaplamaların doğru yapılması, bordro ekipleri ve finans uzmanları açısından geçmiş izin kayıtlarının eksiksiz tutulmasını gerekli kılar.

Ücretsiz izin dilekçesi nasıl yazılır sorusuna yönelik örnek metin aşağıdaki şekilde hazırlanabilir:

“…… Şirketi İnsan Kaynakları Birimine,

…………………… gerekçesiyle …/…/…… ile …/…/…… tarihleri arasında ücretsiz izin kullanmak istiyorum. Belirtilen izin süresinin sona erdiği tarihi takip eden ilk iş gününde görevime başlayacağımı bilgilerinize sunar, talebimin değerlendirilmesini arz ederim.

Ad Soyad

Görev/Birim

Tarih

İmza”

Dilekçenin bir nüshasının çalışanda kalması, onaylanan belgenin ise personel dosyasında saklanması önerilir.

Yıllık ücretli izin sırasında çalışan dinlenme hakkını kullanırken ücretini almaya ve sigorta primleri tam olarak bildirilmeye devam eder. Ücretsiz izinde ise kural olarak ücret ödenmez ve çalışılmayan günler için prim yatırılmaz.

Yıllık izin, gerekli kıdem süresini tamamlayan çalışanın vazgeçemeyeceği kanuni bir haktır. Ücretsiz izin ise yalnızca kanunda açıkça belirtilen durumlarda doğrudan hak oluşturur. Diğer kişisel mazeretlerde çalışanın talebi ve işverenin kabulü gerekir. Bu nedenle iş kanunu ücretsiz izin uygulamalarında izin türünün, süresinin ve tarafların iradesinin yazılı belgelerle açıkça ortaya konulması büyük önem taşır.

Hukuki uyuşmazlık doğurabilecek somut durumlarda iş sözleşmesi, toplu iş sözleşmesi ve izin belgelerinin bir iş hukuku uzmanı tarafından birlikte değerlendirilmesi gerekir.