Seyahat ve Masraf Yönetiminde Dijital Dönüşüm: Bizigo ile Bir Başarı Hikayesi

Faaliyet gösterdiği sektör nedeniyle şirket çalışanları, yıl içerisinde pek çok kez iş seyahatine çıkıyordu. Seyahat yönetimi süreci ise tamamen manuel ve karmaşık bir şekilde ilerliyordu. Bütçe, onay süreçleri ve seyahatlerin takibi büyük bir maliyet oluşturuyor, hem İK ve muhasebe departmanlarının hem de seyahat eden çalışanların ciddi vaktini alıyordu. Gider raporlama süreci de tüm taraflar için zahmetli ve yorucuydu.

Şirket, tüm kurumsal seyahat operasyonunu tek bir yerden yönetmek ve süreci sadeleştirmek adına Türkiye’de kurumsal seyahat denilince akla ilk gelen marka olan Bizigo ile iş birliğine gitti. Bizigo ile ilk iş olarak şirketin seyahat ihtiyaçları analiz edildi ve bu ihtiyaçlara uygun bir seyahat politikası oluşturuldu. Bu politikaya bağlı olarak otomatik onay süreçleri devreye girdi. Seyahat organizasyonu süreci kısa sürede Bizigo ile çok kolaylaştı ve verimli hale geldi. Çalışanlar, tek platform üzerinden tüm seyahat adımlarını planlarken şirket de yıllık 500K’lık bir tasarruf elde etti.

Savunma sanayinin yıldız şirketi, kurumsal seyahatlerde olduğu gibi masraf yönetiminde de zorluk yaşıyordu. Organizasyon, gider süreçlerine gereğinden fazla zaman harcıyor, buna rağmen tutarlı takip ve onay süreçleri oluşturamıyor, bu durum da pek çok departmanda verimsizliklere yol açıyordu. Çalışanlar açısından da durum pek iyi sayılmazdı; çalışanlar harcama raporlama sürecini zahmetli ve zaman alan bir süreç olarak görüyordu. Manuel ilerleyen süreçlerde zaman zaman ortaya çıkan hatalar, onay süreçlerini ve gider takibini yönetilemez bir noktaya getirmişti.

Finans ekibi de şirketin harcamalarının takibinde zorluklar yaşıyordu. Masraf ve diğer gider verilerini tek bir platformda toplayamamaları, maliyet takibini karmaşık hale getiriyordu. Bu şeffaflık eksikliği, finans ekibinin bütçeleri etkin bir şekilde izleme ve bilinçli kararlar alma becerisini olumsuz etkiliyordu.

Bu aşamada şirket, seyahat yönetimi için tercih ettiği Bizigo’nun masraf yönetimi yeteneklerinden de faydalanma kararı aldı. Bu karar ile çalışan masrafları tamamen dijital olarak, tek bir platform üzerinden, kolayca yönetilmeye başlandı. Ayda ortalama 15 saatlik bir zaman tasarrufunun yanı sıra Bizigo’nun anlık analiz ve detaylı raporlama gibi yetenekleri ile ilgili departmanlar kısa sürede tüm süreci tek platformdan, zahmetsizce takip eder hale geldi.

İlk etapta şirket, yalnızca seyahat yönetim programını sadeleştirmek amacıyla Bizigo’yu tercih etmişti. Bizigo ile çalışanların harcamalarına dair gerçek zamanlı içgörülerden faydalandığı ve politika uyumunun arttığı gözlemlendi. Entegre seyahat çözümünün avantajları kısa sürede belirgin hale geldi.

Dolayısıyla, gider yönetim stratejisini yeniden gözden geçirme zamanı geldiğinde, şirket Bizigo’nun sunduğu seyahat çözümündeki başarıyı masraf yönetimine de taşımak için büyük bir fırsat olarak değerlendirdi. Ayrı bir sistem yerine, seyahat ve masraf yönetimini Bizigo altında birleştirmeyi tercih ederek tamamen merkezileştirilmiş bir seyahat ve masraf programı oluşturdu.

Bu karar, sadece seyahat ve masraf süreçlerini hızlandırmakla kalmadı aynı zamanda finans ekibinin giderleri daha kolay yönetebilmesine olanak tanıdı ve tek entegre platform üzerinden politika uyumunu sağlamada büyük kolaylık sundu.

Tek bir platform üzerinden seyahat ve masraf yönetiminin gerçekleştirilmesi, şirketin departmanlar arası operasyonlarını da hızlandırdı. Çalışanlar, seyahat rezervasyonlarını gerçekleştirebilecekleri merkezi bir sisteme kavuştu; bu da karışıklığı azalttı ve daha verimli bir iş akışı sağladı. Ek olarak, Bizigo’nun otomasyon özellikleri sayesinde gider takibi zahmetsiz hale geldi; çalışanlar giderlerini kolayca kategorize edip raporlayabildi. Bu otomasyon, geri ödeme sürecini büyük ölçüde hızlandırarak çalışan memnuniyetini artırdı ve ayda 15 saate varan zaman tasarrufu sağladı.

Bizigo, aynı zamanda finans ekibine harcama kalıplarına dair ihtiyaç duyulan raporlama yeteneklerini sundu. Gerçek zamanlı gider verilerine erişim, ekip üyelerinin bütçeleri doğru bir şekilde izleyip detaylı harcama analizleri yapabilmesine olanak tanıdı.

Şirket çalışanları Bizigo’yu kısa sürede benimsedi; çalışanların %92’lik bir oranı tüm seyahat organizasyonlarını Bizigo üzerinden birkaç adımda yönetmeye başladı. Masraf yönetiminde %95’lere varan bu oran, çalışanların Bizigo’yu benimsediğinin en büyük göstergesi. Şirket, gelecekte seyahat ve masraf yönetimi stratejisini daha da optimize etmeyi planlıyor; Bizigo’yu kullanarak gelecekteki seyahat ve gider ihtiyaçlarını öngörmek ve maliyet tasarrufu fırsatlarını belirlemek hedefleniyor.

Şirket ayrıca, içgörülerden yararlanarak Bizigo’daki seyahat politikalarını şirketin değişen ihtiyaçlarına uyumlu hale getirmeyi ve seyahat edenler için Bizigo üzerinden süreçlerde esnekliği sağlarken aynı zamanda politika uyumunu artırmayı amaçlıyor. 

Bizigo’nun uçtan uca sunduğu çözümler benimsenerek şirket verimliliği artırmış, maliyetleri düşürmüş ve ekiplerinin seyahat ihtiyaçlarını daha iyi destekler hale gelmiştir. Bizigo öncesi ve sonrasında oluşan durum şu şekilde özetlenebilir:

Günümüz iş dünyasında seyahat ve masraf yönetimi, şirketlerin verimliliğini ve rekabet gücünü doğrudan etkileyen kritik bir unsurdur. Bizigo’nun sunduğu entegre çözüm, kurumsal seyahat süreçlerini merkezi bir platformda toplayarak çalışanların işlerini kolaylaştırırken finans ekiplerinin de maliyet kontrolünü etkin bir şekilde gerçekleştirmesine olanak tanır. Bizigo ile süreçlerinizi optimize ederek zaman ve maliyet tasarrufu sağlarken aynı zamanda seyahat politikalarınızı uyumlu hale getirebilir, şirketinizin operasyonel verimliliğini artırabilirsiniz.

Alanında uzman, teknoloji odaklı, uçtan uca bir seyahat ve masraf yönetimi deneyimi için Bizigo ile hemen tanışın.